Organizacja eventu to zadanie dla lubiących stres. Wymaga ono skoordynowania wielu procesów, dopilnowania mnóstwa szczegółów. Czy próbować wejść w buty event managera (jednego z 10 najbardziej stresujących zawodów świata), czy lepiej oddać wydarzenie firmowe w ręce specjalistów? Rozmawiamy z LIDIĄ POPŁAWSKĄ-KURCZYŃSKĄ, właścicielką agencji eventowej Eventy Diamenty działającej od 2014 roku.
Wielu z nas wydaje się, że przygotowanie eventu to nic wielkiego i często firmy decydują się na ich organizację we własnym zakresie. Czy to na pewno dobry wybór? Co może pójść nie tak?
Wszystko. Event jest jak domino, a osoba niemająca praktyki w tym zawodzie nie jest świadoma wielu potencjalnych zagrożeń, więc nie przygotuje planu B. Organizowanie wydarzeń to wbrew powszechnej opinii nie zabawa, ale branie odpowiedzialności za wszystko i wszystkich. Miesiącami trzeba doskonale planować, aby w dzień eventu być przygotowanym na zmianę planu. Osoby nieradzące sobie ze stresem i nielubiące zmian mają wtedy poważny problem. Nie wszystko od nas zależy, może nie dojechać główna gwiazda, podwykonawcy mogą mieć wypadek w drodze na event, dekoracje mogą ulec zniszczeniu, może zabraknąć prądu, ktoś z gości może dostać silnej reakcji alergicznej. Organizacja dobrego eventu to skomplikowane przedsięwzięcie wymagające skoordynowanego wysiłku wielu osób i firm, dlatego warto zaufać profesjonalistom.
Dlaczego?
Ponieważ organizacja eventu wymaga niecodziennego podejścia. Najpierw trzeba dopracować pomysł. Mamy więc w portfolio bardzo niekonwencjonalne sposoby witania gości na evencie, serwowania napojów, atrakcji scenicznych, bardzo intrygujących artystów. Z innej strony, wchodząc do firmy z zewnątrz, wnosimy świeże spojrzenie. Mając bogate doświadczenie, jesteśmy w stanie tworzyć niezapomniane przeżycia. Często mamy klientów, którzy zdecydowali się na wynajęcie agencji, ponieważ rok wcześniej zorganizowali event samodzielnie. W gronie takich klientów najczęściej pojawia się historia o rezygnacji np. z konferansjera czy DJ-a.
I tak pracownik mianowany konferansjerem miał za złe, że pracował na imprezie firmowej, w sytuacji kryzysowej nie wiedział, co robić, zaś muzycznie event był przepychanką fanów polskiego rocka z fanami disco polo. Są pewne filary eventu, z których nie należy rezygnować, z całą pewnością jest to profesjonalny gospodarz czy dobra muzyka. Co najważniejsze, organizacja eventu to bogate w szczegóły bardzo czasochłonne zadanie a zatrudniając agencję, możemy skoncentrować się na strategicznych aspektach wydarzenia. Trzeba przewidywać i dobrze planować, ale nie można bać się zmian. Agencja potrafi zarządzać zmianą.
Czyli powierzenie organizacji eventu profesjonalnej agencji zaoszczędzi nam stresu?
Zdecydowanie. Komuś, kto chce samodzielnie realizować wydarzenie firmowe, mogę powiedzieć tak: Jeśli kochasz tego takiego rodzaju wyzwania i odpowiedzialność to zachęcam do organizacji eventu samodzielnie, chętnie też doradzimy takiej osobie. Pojawi się budżetowanie, negocjacje cen i umów, koordynowanie pracy wielu osób. Na ich pracy też trzeba się częściowo znać. Jeśli jednak przeraża Cię widmo tego typu działań oraz odpowiedzialność za efekt końcowy, to zapraszam do powierzenia nam tego zadania. Kompleksowo produkujemy różnorakie wydarzenia. Najmniejszy event, jaki realizowaliśmy miał jedenastu gości, największy dziesięć tysięcy Pracowaliśmy praktycznie z każdą branżą. Każdy aspekt naszych produkcji jest dokładnie przemyślany i zrealizowany z najwyższą starannością, co potwierdzają nasze liczne referencje. Trzeba pamiętać, że dziewięćdziesiąt procent naszej pracy, to planowanie i tabele. Zarządzamy sprawnie wszystkimi aspektami eventu.
Czy angażując agencję eventową, może się też okazać, że nieco zaoszczędzimy?
To ja zapytam. Kto będzie miał lepszą ofertę? Agencja, która regularnie wraca do obiektów/podwykonawców czy podmiot, który składa zamówienie po raz pierwszy? Można też zastanowić się, czy chcąc organizować event na własną rękę, mamy czas na wyceny, które pozwolą nam dowiedzieć się, jakie są widełki cenowe danej usługi? Są przecież podmioty wykorzystujące niewiedzę klienta w zakresie cen. Niewiedza kosztuje. Nasza sieć kontaktów owocuje dostępem do lepszych ofert, dodatkowo posiadamy doświadczenie, które pozwala nam skutecznie negocjować ceny. Szukamy rozwiązań, dzięki którym nasi klienci oszczędzają.
Czym charakteryzuje się dobry event manager?
Jeśli rzucimy doświadczonego event managera na głęboką wodę, to prędzej mu skrzela wyrosną niż utonie. Taki człowiek w stresujących sytuacjach ma plan awaryjny, uspokoi klienta i przedstawi rozwiązanie. Stres nas nie paraliżuje. Event manager łączy w sobie przeciwstawne cechy. Jest kopalnią pomysłów gdy ofertuje, potem przez dziewięćdziesiąt procent czasu, jaki pozostał do eventu planuje, liczy, negocjuje, by w dzień eventu być gotowym na zmianę planu, jaki tworzył miesiącami. Dobry plan działań to podstawa, ale umiejętność szybkiej jego zmiany jest jeszcze ważniejsza. Dlatego, choć organizacja eventu we własnym zakresie może być satysfakcjonująca to…skorzystanie z usług agencji eventowej to oszczędność pieniędzy, czasu i stresu, co sprawia, że wydarzenie sta-
je się dla organizatora przyjemnością i może się na nim po prostu bawić.
Rozmawiała: Beata Sakowska
Zdjęcia: Eventy Diamenty
Eventy Diamenty
tel. 534 996 588
e-mail: biuro@eventydiamenty.pl
www.eventydiamenty.pl
