Pracę każdego człowieka podzielić można na paczki wyrażone w czasie, sztukach czy innej jednostce miary i dzięki temu można potem weryfikować, na ile te paczki zadań wpływają na rozwój pracownika – mówią JUSTYNA MARUT i WITEK BURACZYŃSKI z firmy Map Team.
Chciałbym dzisiaj zapytać o kompetencje i o to, co jest kluczem do osiągnięcia sukcesu na danym stanowisku pracy?
Witek: O samych kompetencjach więcej wypowie się Justyna, ale w mojej ocenie kluczem do osiągnięcia sukcesu na danym stanowisku to pełne zrozumienie tego, jaki jest cel tego stanowiska i jakie są elementy składowe pozwalające zrealizować ten cel. Sukcesem jest sytuacja kiedy pracownik rozumie, z czego jest rozliczany, a pracodawca wie, na co może liczyć od pracownika. My używamy do tego matrycy kompetencji. Dla nas praca z matrycą kompetencji to dokopywanie się do zagadki: co ludzie powinni wiedzieć i umieć, żeby wykonywać swój zakres obowiązków. Tak – stary, zakurzony, „nikomu niepotrzebny” zakres obowiązków. Bo przecież każdy z nas pracując w firmie, przyczynia się do tego, że powstają produkty i usługi. A bazą tej pracy są zadania. Sumą zadań są obowiązki. I tą logiką można pracować wielopoziomowo, żeby dostrzec potencjał do rozwoju pracowników i ludzi.
Justyna: Realizując wywiady z pracownikami, w ramach prowadzonych projektów często zadaję pytania o to co przeszkadza ludziom w płynnym wykonywaniu swojej pracy – czyli realnie co uniemożliwia im osiągnąć sukces. Czasem prowokacyjnie dopytuje o najcięższy przypadek zadania, jakie utkwiło w pamięci. W ten sposób krok po kroku dajemy szansę na odkrycie tego co ostatecznie wpływa na powodzenie, zadowolenie i realizację celów. To w miarę powtarzalny zestaw – czyli brak przeszkód związanych z lękami, niezrozumieniem oczekiwań, brakiem wiedzy albo umiejętności do realizacji powierzonych zadań. Ostatecznie myślę, że sukces na stanowisku pracy to pełna identyfikacja z tym co mamy zrobić i spokój o to, że wiem, umiem i chcę robić to co mi powierzono.
No, dobrze, ale w zasadzie to, co to są te kompetencje?
Justyna: Kompetencja to najogólniej zestaw wiedzy, umiejętności i postaw, które pozwalają nam realizować zadania w pracy. Czyli do każdego zadania, czynności, obowiązków można przypisać te trzy elementy i sprawdzić co faktycznie jest kluczowym czynnikiem dla osiągania sukcesu na danym stanowisku pracy. Takie podejście uniemożliwia wpisania w zakres obowiązków „innych zadań wymaganych przez przełożonego”, ponieważ tutaj robi nam się cały worek znaków zapytania, co tak naprawdę dany pracownik powinien wiedzieć i umieć, żeby sprostać temu wymaganiu.
Daj, proszę jakiś przykład, gdzie moglibyśmy to lepiej zrozumieć.
Justyna: Tak najszybciej weźmy przykład pracownika biurowego i taką najbardziej podstawową czynność: obsługę dokumentów we współpracy z biurem księgowym. Dla mnie w pracy z matrycą kompetencji rodzi się wiele pytań: jakie to dokumenty? Czy trzeba te dokumenty tylko włożyć do koperty, czy prowadzić ich jakąś ewidencję? A może należy je wprowadzić do jakiegoś systemu księgowego i poinformować mailem biuro księgowe? Jak widzisz, jedno sformułowanie powoduje, że całkowicie różnie można zinterpretować to, co robi ten pracownik, ile czasu mu to zajmie, a najważniejsze, z czego tego pracownika będziemy potem rozliczać i nagradzać.
No tak, ale dalej nie rozumiem jak to się przekłada na kompetencje i sukces na stanowisku pracy.
Justyna: Dobrze, więc konkret. Usiadłam z tym pracownikiem biurowym i rozpisaliśmy dokładnie jakiej wiedzy potrzebuje, żeby móc wykonać ten obowiązek. Okazało się, że podstawowej wiedzy z zakresu typów dokumentów księgowych i magazynowych, wiedzy dotyczącej tego, jak obsługiwać program księgowy, wiedzy dotyczącej budowania formuł kalkulacyjnych w Excelu, bo przy okazji okazało się, że przełożony oczekiwał podsumowań. No więc doszły umiejętności związane z analitycznym myśleniem, obsługą Excela, projektowaniem raportów i tabel. Nie będę opisywać dalej, bo sam proces odkrywania i definiowania trwał kilkanaście godzin. Ale w jego wyniku okazało się, że liczba zadań przekracza dostępną liczbę godzin pracy tej osoby i udało się jednoznacznie udowodnić, że potrzeba rozdzielić zadania na dodatkową osobę. Już było łatwo, bo zwyczajnie rozpisaliśmy w tabeli, co będzie wykonywane. Napisanie oferty pracy okazało się łatwiejsze, rekrutacja też wydała się sprawniejsza i kryteria doboru kandydata były bardziej precyzyjnie.
Sporo się robi odnóg tej pracy z kompetencjami.
Justyna: Tak to fakt, i tutaj wkracza Witek z wykresami i analizami.
Witek: No tak, zanim usiądziemy do analizy danych, musimy być pewni, że pracownicy opowiedzieli o różnych niuansach. Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których sporo opowiadamy o jakiś zadaniach, które zdarzają się rzadko. Wtedy przychodzi z pomocą analiza raportów godzinowych albo zapiski dotyczące zadań, jakie były wykonywane na przestrzeni określonego czasu. Jak ktoś tych danych nie ma, pomagamy wprowadzić sprawdzony system, na podstawie którego potem można wnioskować.
Czyli kompetencje mogą być zapisane w liczbach?
Witek: Oczywiście. Poza słowami i definicjami, które wypracowuje Justyna, ja podstawiam pod to liczby. W każdym projekcie wychodzą inne wskaźniki, ale reguła jest podobna. W wyniku takiej analizy możemy wygenerować poniższe zestawienie (jedno z wielu…). Oczywiście jego zrobienie to nie takie hop-siup. Dane zbierane z trzech lat, łącznie 280 tysięcy rekordów w bazie danych… Dla tych, co właśnie kręcą nosem, że oni nie mają takiej ilości danych podpowiadam: kiedyś trzeba zacząć. My pomagamy, a na podstawie miesięcznych danych można zacząć odkrywać kierunki.
Na wykresie poniżej widać wszystkich pracowników ułożonych według ich poziomów kompetencyjnych (kropka i numer to pracownik). Zielone linie pokazują uśredniony poziom dla całego zespołu zarówno pod kątem umiejętności (akurat w tej firmie liczbie typów różnych protokołów odbiorowych) i wiedzy (czyli łącznej liczbie przepracowanych na tych protokołach). Daje nam to swego rodzaju matrycę pozwalającą podjąć decyzje dotyczącą tego, którą „ćwiartkę” bierzemy na warsztat pracy, jak możemy rozwijać pracowników. Możemy też dzięki temu świadomie podjąć decyzję dotyczącą tego, że na przykład specjalizujemy pracowników, albo robimy małe brygady, które uzupełniają się kompetencjami. Akurat my zbudowaliśmy narzędzie, które pozwala każdego dnia zweryfikować poziom kompetencyjny i decydować jak pracownicy mogą być łączeni w te zespoły, żeby osiągać maksymalny efekt uczenia i efektywności.
A dlaczego tak dużo jest pracowników w dolnym lewym kwadracie?
Witek: Dobre pytanie. To wskazuje na wysoką rotację pracowników. Zauważ, że w górnym prawym prostokącie mamy garstkę „ekspertów” multidyscyplinarnych, którzy mogą się odnaleźć wszędzie – to oni spędzają sen z powiek managerów, co się stanie, jak odejdą. Ci w lewym dolnym rogu to nowi pracownicy, którzy „nie są dopuszczani” do wiedzy tajemnej. Więc „skazani są” na specjalizację i zawężanie kompetencyjne, a to akurat w tej firmie prowadzi do sytuacji, kiedy pracownicy przestają się rozwijać i nie potrafią sobie poradzić w sytuacjach nieprzewidzianych. No i prowadzi to do kolejnego odkrycia: im większa rotacja tym poziom kompetencyjny zespołu maleje…i zwiększa się lęk, co się stanie, jak odejdą specjaliści. Takie ot małe zapętlenia. Na logikę wydaje się to oczywiste, ale jak mamy liczby to możemy decydować, w którym obszarze obniżamy poziom kompetencyjny, albo który pozwala nam na bycie bardziej wydajnym. To chyba najbardziej podoba mi się w tej pracy – możemy realnie odkrywać rzeczy, które przeczą stereotypowej logice…
Justyna: No i właśnie wtedy zaczyna się drugi etap naszej pracy. Pomagamy managerom wyjść z tej pętli i znaleźć sposoby na to, żeby pracownicy w poszczególnych ćwiartkach lepiej się rozwijali. Już wiemy, jakiej wiedzy i umiejętności potrzeba i potrafimy skwantyfikować postawę. Na tej podstawie dajemy rekomendacje. I jeśli ktoś chce, prowadzimy zespoły do podnoszenia swojej wydajności, poprzez zrozumienie sensu i celu tego, co robią.
Rozmawiał Damian Karwowski
Zdjęcie Justyna Tomczak
Map Team Sp. z o.o.
www.m.facebook.com/105753562040257
e-mail: Witek@mapteam.pl
Justyna Marut
www.linkedin.com/in/justyna-marut-b6305418
Witold Buraczyński
www.linkedin.com/in/witekb
