Tylko kompletna wiedza z zakresu podatków, księgowości i prawa daje możliwość bezpiecznej realizacji projektu biznesowego – mówi Janusz Piotrowski, prezes UNI-LEX sp. z o.o. oraz Dyrektor Zarządzający Grupy UNI-LEX.
Grupa UNI-LEX znana jest z nieszablonowego podejścia do swoich Klientów. Organizuje dla nich ciekawe eventy jak, chociażby spotkania na polu golfowym. Jak zrodził się pomysł budowania takich relacji?
W życiu prywatnym i zawodowym przede wszystkim bazujemy na relacjach z ludźmi. To z kim współpracujemy, kto nas otacza i z kim chcemy spędzać czas, sprawia, że z większą ochotą podchodzimy do życia i do pracy. Można to porównać z wyjazdem na wakacje – wolimy je spędzić w przyjaznym otoczeniu i wśród ludzi, których obdarzamy pozytywnymi emocjami. Przenieśliśmy ten schemat na współpracę biznesową i teraz jest to nasz naturalny sposób prowadzenia biznesu. Staramy się uzupełniać nasze usługi o tzw. wartość dodaną, której klienci zazwyczaj się nie spodziewają.
Wszystkich swoich Klientów tak traktujecie?
Oczywiście nie, bo nie jesteśmy w stanie ze wszystkimi budować pozabiznesowych relacji. Klienci nie tylko przychodzą po obsługę księgową, podatkową czy prawną, ale zdarza się, że czasami realizujemy wspólne przedsięwzięcia biznesowe. Z korzyścią dla obu stron.
Czyli relacje przede wszystkim…?
Zdecydowanie tak! Są one dla nas bardzo istotnym, a może najistotniejszym elementem życia i biznesu. Dzięki nim potrafimy rozwiązywać problemy i radzić sobie ze stresem. Prowadzenie biznesu to nie jest prosty temat. Zmieniające się przepisy podatkowe, tematy prawne, kłopoty z płatnościami – to wszystko może sprawić i sprawia naszym Klientom wiele problemów. Czasem trzeba osobę wyciągać z kłopotów i jeśli nie ma między nami więzi, ciężko kogokolwiek przekonać do proponowanych rozwiązań. Relacje budują zaufanie, dlatego Klienci, którzy nie będą potrafili czy nie zechcą nam zaufać, nie będą naszymi Klientami albo będą nimi krótko. Warto sobie z tego zdać sprawę.
A poza nieformalnymi spotkaniami na polu golfowym co jest ważne w budowaniu relacji?
Pod koniec ubiegłego roku odbyłem szereg rozmów z potencjalnymi Klientami, którzy zwrócili się do nas z prośbą o możliwość współpracy. Byłem ciekaw, dlaczego przechodzą do nas z innych biur. To było dla mnie bardzo cenne doświadczenie, ponieważ większość z nich stwierdziła, że najważniejsze są dla nich komfort i poczucie bezpieczeństwa. Kompleksowa obsługa w jednym miejscu daje komfort, a grupa doświadczonych profesjonalistów poczucie bezpieczeństwa. U nas mają jedno i drugie. Pod ręką jest doradztwo podatkowe i prawne, a także odpowiednio przygotowana księgowość oraz obsługa kadrowo-płacowa. Poza tym zapewniamy usługi online, w tym wideokonsultacje prawne i podatkowe.
Przejdźmy do oferty, w czym konkretnie pomaga firmom Grupa UNI-LEX?
Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą lub spółkę z o.o., potrzebują obsługi płacowej, kadrowej, podatkowej i prawnej. Nierzadko dochodzi do sytuacji, że im większy biznes, tym większa potrzeba konsultacji prawnych. Czy to do pomocy w podjęciu decyzji, czy też przy konstruowaniu umów. Pamiętajmy, że księgowa nie pisze umów. Trudno też podjąć decyzję podatkową, jeśli nie mamy odpowiedniej wiedzy. Często wymagamy takich rzeczy od księgowych, a przecież nie na tym polega ich praca.
Prowadzenie biura, które w jednym miejscu zorganizowało księgowość, obsługę kadrową, radców prawnych, doradców podatkowych i biegłego rewidenta, a właśnie tak jest u nas, nie jest często spotykane. Gdy przedsiębiorcy realizują projekty biznesowe, zawsze potrzebują mniejszego lub większego profesjonalnego wsparcia we wszystkich tych dziedzinach. A my je oferujemy.
Czyli pomoc księgowej nie wystarczy do prowadzenia biznesu?
Jest niezbędna, ale nie wystarczy. Bywają sytuacje, że nawet taki przedsiębiorca, który ma najlepszą księgową w mieście, potrzebuje skonsultować się z prawnikiem czy doradcą podatkowym. Co wówczas robi? Szuka specjalisty z polecenia lub przypadku, umawia się na płatne konsultacje i idzie na spotkanie przeważnie sam. Zapamiętane informacje próbuje potem przekazać księgowej i wtedy pojawiają się komplikacje, ponieważ to, co zapamiętał i zrozumiał, odbiega od tego, co faktycznie usłyszał od prawnika czy doradcy podatkowego. Bywa też odwrotnie, że to zewnętrzny radca prawny mógłby inaczej przygotować umowę, gdyby wcześniej skonsultował ten dokument ze specjalistą od podatków czy z księgową. Przecież nie każda umowa, nawet poprawnie skonstruowana, jest możliwa do rozliczenia księgowego czy podatkowego.
Tylko kompletna wiedza z zakresu podatków, księgowości i prawa daje możliwość bezpiecznej realizacji projektu biznesowego. Będę to zawsze podkreślał. I nie chodzi o proste rzeczy, drobne zakupy, leasing na samochód, lecz o decyzje, które skutkują większymi dochodami lub stratami w firmie.
Jakby Pan zatem jednym słowem scharakteryzował ofertę Grupy UNI-LEX?
Kompleksowość! U nas w jednym miejscu Klient może mieć wszystkich specjalistów, a z kolei oni mogą się ze sobą konsultować w różnych sprawach, mając profesjonalnych partnerów tuż obok. To właśnie w zespole analizujemy, uzgadniamy, dobieramy najbardziej bezpieczne i rozsądne rozwiązanie dla Klientów. Naszą ofertę można porównać do kliniki medycznej, w której chcemy wykonać jakiś zabieg. W jednym miejscu mamy dostęp do wszystkich potrzebnych lekarzy i możemy dostać odpowiednio dobrane leczenie.
Jak na nowoczesną firmę przystało, nie trzeba do biura fatygować się osobiście. Od kiedy można skorzystać z konsultacji online i w jakim zakresie?
Mamy Klientów spoza województwa łódzkiego i najczęściej to właśnie oni korzystają z takiej formy konsultacji. Ostatnie lata nauczyły nas, że praca zdalna nie jest czymś wyjątkowym, że w taki sposób można normalnie działać i doradzać klientom. Zaproponowaliśmy im zatem komunikację online, a oni zaakceptowali takie rozwiązania. Co więcej, cieszą się, że nie muszą tracić czasu na dojazdy.
Konsultacje to jedno, a jak wygląda obieg dokumentów?
Większość odbywa się online. Wartością jest to, że nie trzeba do nas co miesiąc biegać z teczką pełną faktur, bo wystarczą wysłane skany. Poza tym dzięki komunikacji online nie ma wątpliwości, że dokumenty zostały nam przekazane, dotarły do nas i kiedy to nastąpiło. Nie dochodzi do sytuacji, że przykładowo brakuje jakiejś faktury, choć Klient zapewnia, że ją przyniósł. Trudno jest wtedy udowodnić, kto ma rację, a to powoduje konflikty i w efekcie psuje relacje. Biura księgowe obracają miesięcznie tysiącami dokumentów i trudno jest weryfikować takie sprawy. Dzięki przekazaniu dokumentów elektronicznie Klient może sam sobie sprawdzić, czy wszystko dostarczył i kiedy. Poza tym jest jeszcze jedna korzyść komunikacji online. Otóż każdy dokument dostarczony do nas elektronicznie jest archiwizowany do sześć lat w bazie, do której klient ma dostęp.
W tym czasie może korzystać z tej bazy?
Właśnie po to ona jest. Klient dostaje dostęp do panelu administracyjnego, gdzie ma dokumenty pogrupowane według kontrahentów, daty, wartości itp. Gdy czegoś potrzebuje do reklamacji czy jakiejkolwiek analizy, nie czeka i nie dzwoni do księgowej, tylko samemu może to wyszukać. Bez względu na to, czy jest dzień, czy noc, ma dostęp do bazy elektronicznej i korzystając z określonych filtrów do wyszukiwania, może znaleźć potrzebny dokument, wydrukować go i na przykład komuś wysłać. Dzięki temu oszczędza czas.
Ale podczas kontroli „skarbówki” i tak trzeba dostarczyć segregatory z dokumentami?
Niekoniecznie. Czynności sprawdzające z urzędu skarbowego nie odbywają się już u Klienta czy w biurze rachunkowym. Kontrolerzy dostają wszystkie dokumenty w postaci plików elektronicznych.
Rozmawiała Beata Sakowska
Zdjęcie Justyna Tomczak
GRUPA UNI-LEX
Łódź, ul. Żeromskiego 46 lok. 2, 4
tel. +48 508 654 419
biuro@unilexgrupa.pl
www.unilexgrupa.pl
