Faktury, umowy, dokumenty płacowe i prawne, karty medyczne pacjentów oraz wiele innych dokumentów i… innych rzeczy zajmują w biurze dużo miejsca, ale są niezbędne w bieżącej pracy. Pojawił się doskonały sposób, żeby zapakować je do pudełek, wywieźć do magazynu, a jednocześnie, w każdej chwili, mieć do nich dostęp. W jaki sposób? O systemie eBoxy, który to umożliwia opowiada IRINA KORSHUN, przedstawicielka firmy PAK, będąca częścią grupy cedepe.
Zwykle w archiwum przechowuje się nikomu niepotrzebne dokumenty. W waszym jest inaczej…
Od razu muszę sprostować, my nie jesteśmy archiwum i nie świadczymy usług archiwistycznych. Nasza oferta do- tyczy nowoczesnego sposobu przechowywania dokumentów, używanych na co dzień. Dzięki nam firmy nie muszą już trzymać w biurach setek segregatorów i pudeł z dokumentami, do których chcą mieć stały dostęp.
To gdzie je mogą trzymać?
Firma, która korzysta z naszej usługi, przekazuje swoje uporządkowane i skatalogowane dokumenty, pakuje je w estetyczne i funkcjonalne pudełka i przywozi do nas. My opisujemy dokumenty według wskazań firmy i wstawiamy do magazynu, a firma cieszy się odzyskaną przestrzenią w biurze, którą można przeznaczyć na inny cel.
Ale firmy muszą mieć bieżący dostęp do dokumentów…
I mają o każdej porze dnia i nocy. Każde pudełko jest oznaczone kodem QR, który pozwala zlokalizować miejsce, gdzie zostały postawione. Dodatkowo wszystkie dokumenty mogą być zeskanowane i dostępne online przez 24 godziny na dobę przez specjalną aplikację eBoxy. Właściciel dokumentów ma do nich ciągły dostęp i w każdej chwili może je zacząć przeglądać, sprawdzić ich status, zamówić wysyłkę lub zniszczenie tych, które są już niepotrzebne. Może także zamówić oryginał, który zostanie do niego dostarczony.
Jak można uzyskać dostęp do systemu?
System eBoxy to nasz autorski program, wyjątkowy start-up, który dynamicznie się rozwija. Został dostosowany do potrzeb różnych branż i typów dokumentów oraz rzeczy. Jednak przede wszystkim pozwala łatwo i szybko wyszukiwać to, co akurat jest potrzebne. Żeby mieć do niego dostęp trzeba być naszym klientem. Udostępniamy wtedy aplikację, która daje możliwość monitorowania dokumentów i w pełni korzystania z systemu. Wszystko za przystępną cenę.
Krótko mówiąc, proponujecie biuro bez papierów…?
Można tak powiedzieć, ale w pudełkach da się zamknąć nie tylko dokumenty. Mogą to być różne rzeczy, których nie chcemy wyrzucić na śmietnik, a nie mamy miejsca do ich przechowywania. Nasza oferta może dotyczyć tak biznesu jak i osób prywatnych, a pomysł łączy funkcjonalność skrytki bankowej, hotelu dla rzeczy i typowego archiwum. A to jeszcze nie koniec! Pracujemy nad kolejnymi pomysłami i rozwiązaniami, o których już niebawem będziemy informować.
Rozmawiał Robert Sakowski
Zdjęcie cedepe
eBOXy
Łódź, ul. Żeromskiego 53
tel. +48 502 031 567
Warszawa, ul. Burakowska 5/7
tel. +48 604 249 609
e-mail: biuro@polskiearchiwa.pl
