Jak znaleźć idealne biuro? – odpowiedzi na to pytanie szuka wiele łódzkich firm. Lokalizacja, wyposażenie, przestrzeń, a przede wszystkim cena to podstawowe czynniki, na które zwracają uwagę pracodawcy. Czy warto wybrać tańsze, nieumeblowane biuro do samodzielnej aranżacji, czy gotową usługę biurową z elastycznym systemem abonamentowym? Sprawdźmy!

Jednym z najważniejszych czynników przy podejmowaniu decyzji o wyborze biura na wynajem w Łodzi jest cena najmu. W Łodzi jest wiele ofert nieumeblowanych powierzchni biurowych do własnej aranżacji klasy B zaczynających się już od 18 zł za metr kwadratowy przy większych powierzchniach. Mniejsze lokale do 50 mkw. można znaleźć za około 35 zł za metr kwadratowy netto. Znacznie droższe są biura klasy A o podwyższonym standardzie wykończenia, wyposażenia i z obsługą. W tym przypadku koszt wynajmu takiego biura to 40-60 zł za metr kwadratowy netto. Choć cena za lokal na biuro może nam się wydawać na początku atrakcyjna, warto zastanowić się, z jakimi dodatkowymi, ukrytymi kosztami będziemy mieli do czynienia oraz czy opłaca nam się poświęcać czas na niezbędne wyposażenie i obsługę.

Ukryte koszty stałe wynajmu biura

Przy zespole 20-osobowym będzie nam potrzebne pomieszczenie około 200-metrowe. Nie najdroższe i nie najtańsze biuro w Łodzi, to koszt ok. 9 200 zł brutto. Na tym jednak nasze wydatki się nie kończą. Po wynajęciu biura musimy od razu ponieść wysokie dodatkowe koszty umeblowania i wyposażenia. Na w miarę solidne urządzenia i meble dla 20 osób, trzeba wydać blisko 50 tys. zł brutto. Przyjmując okres amortyzacji na 5 lat, miesięczny koszt brutto wynajmu biura wzrośnie przez to o blisko 1 000 zł brutto. Do kosztów najmu, musimy doliczyć media (prąd, woda, gaz), podatki, wywóz śmieci, ubezpieczenie, Internet i telefon, sprzątanie oraz bieżące koszty zużycia środków higieny i napojów (kawa, woda).

A zatem szacunkowe comiesięczne koszty stałe biura dla 20 osób, to dodatkowo ponad 8 000 zł brutto. Ale to nie wszystko, bo rzeczywisty koszt najmu nieumeblowanego biura w Łodzi musimy jeszcze podwyższyć o koszty incydentalne (naprawa sprzętów i mebli, amortyzacja, zużycie i wymiana sprzętów, awarie i utrzymanie instalacji oraz nieplanowane koszty dodatkowego zużycia, sprzątania etc.). Na to trzeba przeznaczyć ok. 1 000 zł miesięcznie. Razem stanowi to już poważny comiesięczny wydatek – 19 200 zł brutto. Kolejnym kosztem, który musimy uwzględnić, wynajmując biuro do własnej aranżacji, są koszty alternatywne – przede wszystkim czas poświęcony na zarządzanie biurem. Większość właścicieli średnich firm nie może sobie pozwolić na zarządzanie biurem.

Dlatego jedynym sposobem na uporanie się z biurową logistyką przy 20 osobach jest zatrudnienie office managera. Według portalu wynagrodzenia.pl przeciętne wynagrodzenie office managera w Polsce w lutym 2019 roku wyniosło 5 250 złotych brutto. Całkowity koszt biura dla 20-osobowej firmy wzrasta więc do 24 450 złotych.

A co jeśli zmienią się nasze potrzeby?

Rynek pracy zmienia się dziś dynamicznie, co sprawia, że większość firm, zwłaszcza innowacyjnych, działających w sektorze IT lub sprzedających usługi cyfrowe, nie jest w stanie do końca przewidzieć, jak firma będzie wyglądała za dwa lata. Może odnotuje dynamiczny wzrost i będzie trzeba szybko zatrudnić dodatkowych pracowników, a może wejdzie na rynek globalny i większa część pracowników będzie pracowała zdalnie, przez co tak duże biuro nie będzie już potrzebne.

Co w takiej sytuacji zrobić z biurem, w które zainwestowało się już kilkadziesiąt tysięcy złotych, i z którym wiąże nas umowa najmu na kilka lat? Może warto pomyśleć o innych rozwiązaniach dostępnych na rynku? Od niedawna w Łodzi pojawiły się nowe, elastyczne usługi biurowe – w pełni wyposażone powierzchnie biurowe z obsługą i elastycznym systemem najmu. Sprawdźmy, z jakimi kosztami musi liczyć się 20-osobowy zespół w przypadku najmu takiej powierzchni. Za przykład niech posłuży istniejący od października 2018 roku Co:Spot przy ul. Zachodniej 70 (3 minuty pieszo od Piotrkowskiej, 10 minut piechotą od Manufaktury). Położony w samym centrum miasta biurowiec Co:Spot, to ponad 4 500 metrów kwadratowych stylowej przestrzeni biurowej, z usługami biurowymi dedykowanymi dla firm każdej wielkości, od freelancera po korporację.

Swoim klientom proponuje kilka rodzajów rozwiązań: przestrzeń coworkingową z biurkami na wynajem na zasadzie „hot desk” (kto pierwszy, ten lepszy), biurka dedykowane we współdzielonym biurze, biura prywatne zamykane na klucz – od jednej do dwudziestu osób, a także „Siedzibę by Co:Spot”, czyli biuro „szyte na miarę” dla firm zatrudniających ponad dwadzieścia osób, z kompleksową aranżacją i zarządzaniem przestrzenią biurową oraz sale konferencyjne dostępne bezpłatnie dla wszystkich członków społeczności w ryczałcie lub wynajmowane na godziny.

Koszty wyposażonego biura z obsługą

Decydując się na gotowy produkt biurowy – urządzone biuro z pełną obsługą – unikniemy kosztów związanych z wyposażeniem biura i jego późniejszą obsługą. Wszystko jest już przygotowane za nas, w cenie 947 zł brutto od pracownika, co daje nam miesięcznie 18 940 zł brutto za 20-osobowy zespół. W porównaniu do wynajętej powierzchni biurowej jest to miesięcznie o ponad 5 500 złotych brutto taniej. Warto wiedzieć, że biura Co:Spotu wyposażone są w najwyższej jakości meble i sprzęty – ergonomiczne krzesła biurowe, solidne drewniane biurka pod wymiar, skórzane sofy i fotele w strefie wypoczynku, oraz w pełni wyposażoną kuchnię z lodówkami, zmywarką, mikrofalówką, najwyższej klasy ekspresem do kawy i czekolady oraz saturatorem do wody sodowej.

Oprócz tego do dyspozycji są także wielofunkcyjne urządzenia biurowe najwyższej klasy – bez dodatkowych kosztów. Wynajmując gotową przestrzeń biurową w Co:Spot nie trzeba martwić się o zakup i montaż mebli ani o ich utrzymanie i amortyzację, a zatrudnieni przez Co:Spot office managerowie dbają o to, by niczego nie brakowało jego użytkownikom.

Wnętrza Co:Spotu wyróżniają się nie tylko funkcjonalnym i ergonomicznym wyposażeniem, lecz również robią wrażenie wieloma designerskimi elementami, na pierwszym piętrze znajdziemy ścianę z naturalnego mchu, a na czwartym… fiata 126p. Dodatkowym atutem współdzielonych powierzchni biurowych jest niewątpliwie możliwość poznania ciekawych osób i nawiązania relacji biznesowych. Poza tym Co:Spot organizuje bezpłatne eventy i szkolenia dla swoich członków (z HR-u w IT, Content Marketingu i SEO, czy technik negocjacyjnych).

Więcej informacji www.cospot.pl

Radosław Szwugier, co-founder w CoSpot office & coworking

Biuro to inwestycja, dlatego naprawdę warto się zastanowić, gdzie chcemy je ulokować. Biuro może stać się wspaniałym miejscem do nawiązywania relacji biznesowych z innymi partnerami, miejscem, gdzie szybko pozyskujemy zlecenia, znajdujemy firmy, z którymi możemy kooperować – zlecając sobie nawzajem pracę. Właśnie dlatego warto pomyśleć o przestrzeni coworkingowej, jaką znaleźć można w Co:Spocie. Tu zaciera się słowo – konkurencja, a uwypukla – partner.