Nowoczesny prawnik współpracujący z biznesem jest wsparciem dla przedsiębiorcy, mediatorem, strategiem i analitykiem. Pokazuje klientowi różne możliwości rozwiązania tego samego problemu tak, aby możliwy był wybór najbardziej dogodnego i bezpiecznego biznesowo rozwiązania. Radca prawny potrafi zarządzać konfliktami, kryzysem i ryzykiem oraz jest partnerem dla swojego klienta – mówią Magdalena Bojaryn i Marta Kacprzyk, współwłaścicielki Kancelarii Radców Prawnych Biznesove.
LIFE IN. Łódzkie: Czy w obecnych czasach zarządzanie firmą bez udziału prawnika może być skuteczne? Marta Kacprzyk: Świat zmienia się w błyskawicznym tempie, zmieniają się realia prowadzenia biznesu często związane ze zmianami przepisów prawa. Bez wątpienia dla przedsiębiorcy konieczna jest wiedza i wsparcie prawnika.
Magdalena Bojaryn: Jeden z naszych klientów prowadził biznes przez wiele lat bez wsparcia ze strony prawnika. Klient ten, podobnie jak wielu przedsiębiorców, poruszał się w gąszczu przepisów prawnych, kierując się wyłącznie intuicją. Przełomowym momentem była szansa na podpisanie umowy z dużym podmiotem, która dawała mu realną szansę na rozwój jego firmy. Duży kontrakt zwykle wiąże się jednak z rozbudowaną, wielostronicową umową, licznymi zapisami o karach umownych, sposobie płatności, etc. Wtedy właśnie zwrócił się do nas. Gdy nasze wsparcie okazało się znaczące dla całej transakcji, przekonał się, że lepiej podjąć stałą współpracę z prawnikiem, bo to w przyszłości zminimalizuje ryzyko podejmowanych działań. Nasz klient uświadomił sobie również, że jego dotychczasowe działania przez nieznajomość kwestii prawnych i brak czasu, nie były w pełni efektywne i blokowały kolejne kroki w rozwoju jego przedsiębiorstwa. Zobaczył też, że podejmował zbędne ryzyko. Dziś świetnie nam się współpracuje. Zarządzanie biznesem to miks wielu czynników – wiedzy, doświadczenia, charyzmy, intuicji, a każde przedsiębiorstwo ma unikalne cechy, które determinują jego pozycję na rynku. W tym środowisku nieustannych zmian warto skorzystać z wiedzy, wsparcia i bezpieczeństwa, które możne dać dobry prawnik.
Marta Kacprzyk: Dobrze by było, gdyby każdy przedsiębiorca opierał swoją działalność na kompetentnym prawniku, najlepiej od momentu, kiedy pomyśli o założeniu firmy, czy też kolejnej spółki. Często już wybór samej formy prowadzenia biznesu determinuje sukces i chroni niejednokrotnie przez kosztownymi konsekwencjami.
Jakiego wsparcia mogą oczekiwać przedsiębiorcy od prawnika? Jaki powinien być prawnik w XXI wieku, prawnik idealny dla biznesu?
Magdalena Bojaryn: Powinien patrzeć na biznes klienta całościowo, być takim strategicznym doradcą, a nie tylko ekspertem w swojej wąskiej dziedzinie. Dlatego tak ważna jest znajomość przedsiębiorstwa od środka. By poznać dobrze przedsiębiorstwo i otoczenie, w którym funkcjonuje, ważna jest stała współpraca, a nie taka z doskoku, na zasadzie gaszenia pożaru, bo może się okazać, że nie da się go już ugasić.
Marta Kacprzyk: Nowoczesny prawnik współpracujący z biznesem jest bardziej elastyczny, ugodowy, odchodzi od przesadnego formalizmu, jest mediatorem, strategiem i analitykiem. Wskazuje różne strategie postępowania, biorąc pod uwagę wiele czynników, takich jak na przykład koszty, czas, zaangażowanie zasobów ludzkich, wpływ na potencjalne relacje biznesowe, ryzyka procesowe. To on pokazuje klientowi różne perspektywy tego samego problemu. Potrafi zarządzać konfliktami, kryzysem i ryzykiem. Umie też zaplanować i rozpisać, jak ma wyglądać rozwiązanie w czasie i w kosztach. Często jest to kluczowe dla decyzji klienta.
Paniom pewnie łatwiej odnaleźć się w tych relacjach z biznesem, bo same macie biznesowe doświadczenie.
Magdalena Bojaryn: Zdecydowanie tak. Zanim zostałam radcą prawnym, przez prawie dziesięć lat byłam przedsiębiorcą, który zarządzał wierzytelnościami klientów i poprawiał ich płynność finansową. Widziałam, jak błędy, popełniane na etapie składania zamówień, podpisywania umów wpływają na dochodowość biznesu. Dzięki temu widzę i rozumiem biznes nie tylko oczami prawnika. Wiem, co to znaczy mierzyć się z ryzykiem gospodarczym, podejmować trudne decyzje i zarządzać ludźmi. Dlatego nadrzędną wartością moją i Marty jest dbanie o interesy naszych klientów. Zależy nam na budowaniu długofalowych relacji i partnerskiej współpracy.
Marta Kacprzyk: Ja zasady funkcjonujące w biznesie poznałam między innymi pracując jako prawnik wewnętrzny w dużych firmach z branży budowlanej oraz dostarczającej produkty dla energetyki. W funkcjonowaniu w biznesowym środowisku pomaga mi też moje wykształcenie. Nie tylko jestem radcą prawnym, ale też ekonomistą. Właśnie dzięki temu jestem w stanie spojrzeć na firmę jak na organizm, którego celem jest osiąganie zysku czy budowanie wartości firmy, a nie wybiórczo rozwiązując tylko jakiś prawny problem. Bardzo ważne jest dla nas budowanie relacji opartych na wzajemnym szacunku i zaufaniu. Zanim zaczniemy rozwiązywać dany problem, najpierw musimy poznać firmę od środka, poznać jej mechanizmy, zarządzanie procesami oraz kulturę organizacyjną. I dlatego tak ważne jest już wspomniane przeze mnie zaufanie. Im będzie ono większe ze strony przedsiębiorcy, tym chętniej wprowadzi nas w wewnętrzne życie firmy.
Skoro o zaufaniu mowa, to jak się je buduje w relacjach z klientami?
Marta Kacprzyk: Powoli. Trzeba się najpierw wzajemnie nieco poobserwować. Klient musi zobaczyć, że praca z nami przynosi mu wymierne korzyści. Przywiązujemy dużą wagę do terminowości w realizacji zadań. Jak rozmawiamy to szczerze, otwarcie. Istotne jest też bezpośrednie wsparcie klienta podczas rozmów handlowych, negocjacji, a nawet samodzielne prowadzenie ich w imieniu spółki, dla której pracujemy. To buduje naszą wiarygodność i platformę do stałej współpracy.
Magdalena Bojaryn: Klient musi otrzymać od nas realną ocenę danej sytuacji, tj. wszystkie okoliczności przemawiające za i przeciw. Nie podajemy mu koloryzowanych informacji. Nigdy nie mówimy, że wszystko będzie super, bo zawsze jest jakieś ryzyko, o którym otwarcie mówimy. Czasami naprawdę trzeba powiedzieć coś niewygodnego, coś, czego klient nie chce usłyszeć po to, by mógł świadomie podjąć decyzję.
Jakimi cechami powinien charakteryzować się prawnik, który kieruje swoją ofertę do przedsiębiorców?
Magdalena Bojaryn: Prawnik musi doskonale rozumieć potrzeby klienta. Wejść niemalże w jego buty, nie tracąc właściwego sobie obiektywizmu i dystansu. Być emocjonalnie zrównoważonym, a ponadto umiejętnie zarządzać emocjami i konfliktami stron. Rolą prawnika zewnętrznego w biznesie jest nieustanne dbanie o to, aby z jego wsparciem klient mógł bez problemu dostosowywać rzeczywistość rynkowo-biznesową do obowiązujących przepisów prawa.
Marta Kacprzyk: Przedsiębiorcy poszukują partnerów biznesowych, którzy będą wykonywać powierzone im zadania w sposób rzetelny i zgodny z ustalonymi warunkami. Takim partnerem na pewno jest dobra kancelaria prawna. Współpracujący z nimi prawnicy powinni być otwarci i wyczuleni na potrzeby klienta. Przedsiębiorcy są bardziej wymagający od klientów indywidualnych. Pracy z nimi towarzyszy większa presja czasu i nacisk na osiągnięcie sukcesu. Często przeprowadzane transakcje dotyczą olbrzymich środków finansowych. Związane z tym ryzyko i stres klienta sprawiają, że wzrasta także odpowiedzialność zawodowa prawnika, od której każdy radca prawny czy adwokat jest ubezpieczony.
Magdalena Bojaryn: Klienci często przerzucają na nas trudne rozmowy z kontrahentami, bo wiedzą, że my jesteśmy bardziej doświadczone, mamy większe umiejętności komunikacyjne i nie damy się zastraszyć czy zaszantażować. W tym przypadku odpada, często wykorzystywany w negocjacjach, pierwiastek emocjonalny.
Dlaczego przedsiębiorcy nie korzystają ze wsparcia prawnika?
Marta Kacprzyk: Jedną z przyczyn jest opór związany z delegowaniem zadań. Przedsiębiorca musi myśleć strategicznie i zaczyna zauważać, że zamiast poświęcać pięć godzin na przygotowanie jednej umowy, ten czas może wykorzystać w zupełnie inny sposób, a umowę przerzucić na prawnika. Zaczyna dostrzegać, że prawnik zrobi to sprawniej i jest w stanie przewidzieć pewne ryzyka, których on może w ogóle nie zauważyć. Dzięki temu, że mamy wiedzę prawną oraz biznesową, współpracujemy z wieloma klientami, patrzymy na dane zagadnienia nieco szerzej. Ponadto okazuje się, że niezależnie od prowadzonego biznesu, pewne kwestie problemowe mają powtarzalny charakter i my z tego doświadczenia korzystamy.
Magdalena Bojaryn: Klienci zaczynają też dostrzegać, że wiele sporów można rozwiązać na drodze polubownej. Sądowe boje mogą toczyć się przez wiele lat, a w tym czasie przedsiębiorca może mieć problemy z płynnością. Popatrzmy tylko na to, co dzieje się w branży budowlanej, gdzie sprawy toczą się zwykle przez wiele lat, bo strony przedstawiają co rusz nowych świadków i biegłych, a wyroki sądowe nie zawsze kończą się zadowalającym dla klienta wynikiem. Dlatego, dopóki się da, rekomendujemy rozwiązania ugodowe. Nawet jeśli sprawy są skomplikowane, to siadając do rozmów razem z klientem, jesteśmy w stanie rozwiązać problem w ciągu miesiąca, jeśli strony chcą dojść do porozumienia.
Jak jesteście Panie w stanie przekonać klienta, który zawsze jest przekonany o swojej nieomylności, by zmienił zdanie?
Magdalena Bojaryn: Pokazując różne rozwiązania i związane z nimi ryzyka. Czasami tak się zdarza, że mimo naszej negatywnej rekomendacji klient i tak podpisuje daną umowę. Ale jest on już świadomy różnych wynikających z tego faktu zagrożeń. Poza tym pracujemy z klientami, którzy nam ufają i wiedzą, że naszym celem jest zabezpieczanie ich interesów.
Marta Kacprzyk: Niezwykle ważny jest też sposób komunikowania się z klientem – czy komunikujemy się z nim w sposób zrozumiały, czy przedstawiamy rzeczowe argumenty. Już dawno minęły te czasy, kiedy stanowisko prawnika było niezrozumiałe, ale ostateczne. Nie używamy trudnych prawniczych terminów, nie tworzymy oratorskich przemówień. Dzisiaj liczy się czas, klient nie jest zainteresowany opinią na kilkadziesiąt stron, z której kompletnie nic nie rozumie albo nie ma kiedy jej przeczytać. Klient musi otrzymać jasny komunikat. I oczywiście my mu zawsze rekomendujemy rozwiązanie danej sytuacji.
Jak rozpoczyna się zazwyczaj współpraca z klientami? Czy jest to wspomniane przez Panie gaszenie pożaru?
Marta Kacprzyk: Nie ma reguły. Dużo klientów trafia do nas świadomie, z wyboru, z rekomendacji, ale oczywiście są i tacy, którym zaczyna palić się grunt pod nogami. Do tej pory radzili sobie i nagle pojawia się problem, z którym nie mogą
sobie poradzić, wówczas zaczynają szukać rozwiązania innego od dotychczasowych i trafiają do nas. W wielu przypadkach okazuje się, że problem w ogóle by nie wystąpił, gdyby wcześniej dostrzeżono zagrożenie. Kancelaria prawna to również rodzaj „polisy ubezpieczeniowej” od kłopotów wynikających z niedostatecznej znajomości przepisów.
Magdalena Bojaryn: Drobne błędy najczęściej biorą się stąd, że klienci sięgają po umowy, które można znaleźć w internecie albo pożyczają od innego przedsiębiorcy. Często także z powodu zbyt dużej autonomii pracowników niektórych działów, szczególnie handlowych, gdzie wynagrodzenie uzależnione jest od wypracowanych przychodów, bez analizy rentowności umowy. Tymczasem ta sama umowa w odniesieniu do innego kontrahenta, może okazać się nieadekwatna do jego sytuacji i dodatkowo diametralnie zmienić sytuację przedsiębiorstwa. Zobrazuję to przykładem handlowca, który zdeterminowany, by uzyskać jak największą sprzedaż, nie zwraca uwagi, choćby na takie zapisy w umowie przygotowanej przez kontrahenta, jak terminy i warunki płatności, kary umowne. Bywa, że w zamian za wskazanie w umowie terminu płatności po realizacji zamówienia, handlowiec uzyskuje wyższą cenę za towar. I tu pojawia się od razu pytanie, czy na pewno ta umowa jest korzystna dla przedsiębiorcy, bo może okazać się, że do tego, aby zrealizować zamówienie, będzie on potrzebował własnych środków albo będzie musiał sięgnąć po kredyt. Tym przykładem chcę podkreślić to, że współpracując z klientami na stałe, możemy wychwycić takie niuanse, upewnić się, czy tak skonstruowana umowa nie zachwieje płynnością finansową klienta.
Marta Kacprzyk: Klienci, którzy z nami współpracują, wiedzą, że wszystko dokładnie analizujemy po to, by zarekomendować im jak najlepsze i jak najłatwiejsze rozwiązanie. Nasza rola oczywiście nie ogranicza się jedynie do przygotowania umów, pomagamy w tworzeniu całego modelu biznesowego, doradzamy jaka forma prowadzonej działalności będzie optymalna. Ja zawsze dążę do upraszczania modeli biznesowych tak, żeby klient nie musiał później prowadzić długotrwałych analiz czy stale sprawdzać kontrahentów.
Magdalena Bojaryn: Nigdy nie zostawiamy klienta z nierozwiązanym problemem, zawsze rekomendujemy rozwiązanie. Sprawiamy, że biznes będzie funkcjonować skutecznie i bezpiecznie tak, by przedsiębiorca mógł się skupić na strategicznych działaniach i rozwoju.
Kancelaria Radców Prawnych M.Kacprzyk, M.Bojaryn s.c.
Łódź, Al. Kościuszki 1 lok. 0.14
tel. 42 298 09 09
www.biznesove.pl
Magdalena Bojaryn; tel. 604 255 020 blog: www.karaumowna.pl mb@biznesove.pl
Marta Kacprzyk; tel. 609 184 566 blog: www.prawnikofinansach.pl mk@biznesove.pl
Rozmawiała Beata Sakowska
Zdjęcia Izabela Urbaniak (sesja zdjęciowa zrealizowana w Beza Food and Bourbon)
Make-up Kamila Lewandowska
