Dobrze przygotowany budżet w małych firmach to niestety rzadkość, a powinien być oczywistością. Budżet daje poczucie bezpieczeństwa, pozwala przewidywać pewne rzeczy, które mogą się wydarzyć w przyszłości i daje poczucie celu.
„Zrobić budżet to powiedzieć pieniądzom dokąd mają iść, zamiast zastanawiać się, gdzie się rozeszły” – powiedział kiedyś John Maxwell. W dużych firmach nikt już nie wyobraża sobie funkcjonowania bez dobrze przygotowanego budżetu rocznego, czy nawet kilkuletniego. Tam patrzenie na firmę przez pryzmat setek cyfr jest oczywistością. Dlaczego więc nie jest oczywistością w mniejszych firmach? Czy z braku świadomości, braku celu i poczucia, że liczy się tu i teraz, a później jakoś to będzie? – Patrząc z perspektywy – jakoś to będzie, może się okazać, że za rok naszej firmy już nie będzie.
Przygotowanie budżetu wcale nie jest wielkim wyzwaniem. Najpierw trzeba oszacować nasze koszty, później przyjrzeć się przychodom. Zacznijmy od tych pierwszych i podzielmy je na stałe i zmienne. Stałe są generowane niezależne od wielkości produkcji czy zrealizowanej usługi, to m.in. wynagrodzenia, składki ZUS, czynsz za biuro, media, telefony, usługi księgowe, wydatki na marketing czy szkolenia. Natomiast koszty zmienne to m.in. surowce potrzebne do produkcji, usługi podwykonawców, dodatkowe koszty pracowników w sezonie wysokim – wyjaśnia Nadia Goszczyńska, właścicielka firmy NELKO Meblowanie Finansów, pomysłodawczyni Akademii Przedsiębiorcy.
Jak już koszty oszacowaliśmy, trzeba przyjrzeć się przychodom. Jeżeli prowadzimy firmę, która opiera się na stabilnej sprzedaży i mamy swoich klientów, wystarczy zrobić ich listę i zobaczyć, ile od nas kupili, co kupili i zastanowić się, czy nadal będą kupować. Przyjrzyjmy się też cenom, pamiętajmy o odpowiedniej wysokości marży bądź narzucie. Jeśli mamy zakład produkcyjny określmy jego możliwości, a także ewentualną sezonowość sprzedaży i możliwości dystrybucyjne. W planie powinno się również znaleźć założenie pozyskania nowych klientów, wprowadzenie na rynek kolejnych produktów lub usług, a także uwarunkowania rynku, w tym aktualne trendy i upodobania klientów.
– Jeśli mamy porządek w dokumentacji księgowej, wiemy na co wydawaliśmy i skąd mieliśmy przychody, to stworzenie takiego pierwszego budżetu nie powinno nam sprawić zbyt wielkiego problemu. Ważne byśmy sobie w nim jeszcze określili cel, do którego dążymy. Racjonalne oszacowanie kosztów i przychodów uzmysłowi nam przy okazji realną kondycję firmy oraz wartość oczekiwanej sprzedaży w mniejszej jednostce czasu jak miesiąc czy tydzień. Bez planowania droga często wiedzie do bankructwa. Ważna jest też sztuka przewidywania rzeczy trudno przewidywalnych, a to nas powstrzyma przez wzięciem w leasing lub zakupem kolejnego samochodu, lepszego telefonu. Im świadomiej prowadzimy firmę, tym większe szanse na zyski, utrzymanie płynności finansowej i wygenerowanie poduszki finansowej – wyjaśnia Nadia Goszczyńska.
Planując budżet, nie możemy zapomnieć o inwestycjach, takich jak remonty, zakup maszyn, ale także o odnowieniu licencji, opłacie w ratach ubezpieczeń czy kosztów wyposażenia stanowisk pracy dla nowych pracowników. Nie planowanie takich rezerw jest olbrzymim błędem. Co daje budżet? Po pierwsze sprowadza nas na ziemię z wydatkami. Pozwala na szybkie wprowadzenie działań naprawczych, bo dzięki budżetowi w każdej chwili widzimy, w jakiej kondycji jest nasza firma.
Budżet wskazuje cele sprzedażowe oraz daje szybką możliwość reakcji na zmieniający się rynek, czy weryfikuje nowe pomysły biznesowe. Bez budżetu błądzimy we mgle, nie wiedząc, co się zaraz może wydarzyć, jak daleko jesteśmy od zakładanego wyniku firmy. Budżet to mapa drogowa naszej firmy.
– Każdemu z przedsiębiorców życzę, aby w ten nowy rok wszedł z przygotowanym budżetem, który pomoże wznieść biznes na wyższy, bardziej świadomy poziom zarządzania – mówi Nadia Goszczyńska.
Łódź, ul. Łąkowa 11 
