Małgorzata Mazur, właścicielka firmy Taxteam Centrum Księgowe i Witold Buraczyński, praktyk biznesu, mentor, doradca strategiczny, manager z 16-letnim doświadczeniem w budowaniu przedsięwzięć biznesowych dzielą się doświadczeniem ze wspólnej pracy.
LIFE IN. Łódzkie: Jak to się stało, że rozpoczęła Pani współpracę z Witoldem Buraczyńskim?
Małgorzata Mazur: Od wielu lat prowadzę Centrum Księgowe Taxteam, specjalizujące się w rachunkowości, kadrach i płacach, podatkach, jesteśmy także partnerami w zakresie ubezpieczeń i finansowania działalności. W ostatnich latach firma dynamicznie się rozwija, przybywa klientów, z czego bardzo się cieszymy, i co oczywiste powiększa się nasz zespół. Praca z dużym zespołem wymaga nieco innego podejścia, wprowadzenia określonych procesów, procedur. Byliśmy w trakcie ich opracowywania, gdy podczas jednego ze spotkań biznesowych spotkałam Witka Buraczyńskiego. Zainteresowało mnie jego doświadczenie zawodowe, w tym współpraca z dużymi korporacjami, więc zaproponowałam, by przyjrzał się, czy w dobrym kierunku zmierzamy.
Czego Pani oczekiwała, podejmując decyzję o współpracy?
Wskazówek, podpowiedzi, co warto zmienić, co uprościć, jakie działania można przyspieszyć, zdiagnozowania, które ogniwa działają najsłabiej. Praca w księgowości charakteryzuje się pewnymi cyklami, wynikającymi m.in. z obowiązku comiesięcznych rozliczeń podatkowych naszych kontrahentów. Wówczas pracy jest najwięcej i osiem godzin to zbyt mało, by się uporać ze wszystkimi zdaniami. Bardzo zależało mi na tym, aby naszą pracę tak zorganizować, by w tych „gorących okresach” nikt nie musiał spędzać w pracy kilkanaście godzin dziennie, tylko żeby się równomiernie rozkładała na cały miesiąc. Wspólnie z Witkiem udało nam się zdiagnozować kilka obszarów, w których pracę można było usprawnić i wdrożyliśmy odpowiednie procesy.
Co dały te spotkania z osobą z zewnątrz firmy?
Początkowo nikt nie wierzył w efekty szkolenia. Zespół sceptycznie podchodził do pomysłów Witka i wzbraniał się przed nimi. A on naszą codzienność ujął w wykresy i tabele i pokazał, jak wygląda. Potem wspólnie szukaliśmy najlepszych rozwiązań. Po całym szkoleniu wszyscy zgodnie przyznali, że było jednym z lepszych, w jakich uczestniczyliśmy. Nauczyliśmy się też, że emocje nie są najlepszym doradcą, warto w nie się wsłuchać, ale potem trzeba się skupić na konkretnych działaniach. Potrzebne było nam ustalenie właściwych procesów, by nasza praca przebiegała sprawnie, a nasze usługi były nadal jak najlepszej jakości.
Skąd Pani wiedziała, że współpraca z Witoldem przyniesie efekty?
Nigdy nie zamykam się na ludzi, w branży księgowej pracuję od 20 lat, działam też w innych podmiotach, które operują na rynku warszawskim. Moje doświadczenie połączone z intuicją pozwala mi dostrzegać, co konkretne osoby mają do zaoferowania, i od razu wyczuwam, czy to tylko gra pozorów, czy lata doświadczeń. Z Witkiem pracowaliśmy wiele miesięcy i przez ten czas naprawdę wiele rzeczy udało nam się poukładać. Tak zoptymalizowaliśmy pewne procesy, żeby mieć więcej czasu na analizowanie i na prawdziwą rolę księgowego, a nie wprowadzanie danych.
Ta otwarta głowa i świadomość przeprowadzenia takich działań wynika z Pani charakteru, doświadczenia?
Myślę, że tak. W ogóle jestem ciekawa życia, otwarta na zmiany. Staram się też na bieżąco śledzić trendy, kierunki, w jakich zmierza nasza branża. Wypowiadane niekiedy, zwłaszcza przy omawianiu rozwoju cyfryzacji i sztucznej inteligencji, prognozy o „śmierci rachunkowości” są moim zdaniem mocno przedwczesne. Rachunkowość przez wieki pełniła i w dającej się przewidzieć przyszłości nadal będzie pełnić swoje najważniejsze funkcje. Tylko trzeba dać się porwać z nurtem. Jeżeli nie damy sobie na to przyzwolenia, to nas po prostu nie będzie.
Łódź, al. Kościuszki 39
tel. 698 603 764, 42 207 26 78
biuro@taxteam.pl
www.taxteam.pl
LIFE IN. Łódzkie: Czym się zajmuje firma Taxteam i z czym nie końca sobie radziła w momencie, kiedy się spotkaliście?
Witold Buraczyński: To jest firma, która świadczy usługi z zakresu księgowości. Z jednej strony zajmują się rozliczeniami, z drugiej doradzają. Specjalizują się w spółkach prawa handlowego. Dodają do tego usługi typu – obsługa prawna, doradcza. To naprawdę spore biuro, bo szefowa Małgosia nie ma najmniejszych kłopotów z pozyskiwaniem klientów. W ciągu roku liczba obsługiwanych podmiotów wzrosła z 30 do 180. Ponieważ biuro zaczęło się bardzo szybko rozrastać, niezbędne okazało się wprowadzenie pewnych procedur, bo ręczne sterowanie już było niewystarczające.
Co było głównym tematem Waszej wspólnej pracy?
Na początku Małgosia chciała merytorycznie przepracować temat zarządzania ludźmi. Co robi takiego, że jej plany, które ma, nie zawsze są wdrażane. Później, gdy pracowaliśmy razem, dostałem propozycję współpracy z trzema osobami z biura, a potem doszliśmy do wniosku, by zorganizować cykl szkoleniowy, w którym brali udział wszyscy pracownicy firmy. Próbowaliśmy opracować metodę pracy, która miałaby doprowadzić do sytuacji, w której nie będzie nadgodzin. Szczególnie dużo pracy mają przed 10,20 i 25 dniem każdego miesiąca, co wiąże się z cyklem rozliczeń podatkowych, więc zaczęliśmy analizować, co z tym zrobić. Pracowaliśmy w trzech grupach – pierwsza zastanawiała się nad tym co zrobić, by klienci szybciej dostarczali dokumenty, druga sprawdzała, co można zrobić, by było mniej błędów w dokumentach trafiających do urzędu, by potem uniknąć korekt, a trzeci zespół zastanawiał się nad tym, skąd bierze się poczucie, że tej pracy jest ciągle tak dużo. W przypadku pierwszej grupy okazało się, że 60 procent dokumentów trafia do firmy przed 5 każdego miesiąca i potem po zeskanowaniu te dokumenty oczekiwały na procedowanie, stąd brało się nawarstwienie pracy w kolejnych dniach. Wszyscy byli ogromnie zdumieni i okazało się, że jak się dobrze rozłoży działania, to pracę można kończyć nawet o godz. 14. Druga grupa doszła do wniosku, że w ciągu pracy zbyt wiele rzeczy rozprasza, między innymi telefony. Okazało się, że klienci dzwonią najczęściej między 11 a 13. Wystarczyło w tych godzinach skupić się tylko na telefonach i zadziałało. Pozostała jeszcze kwestia szybkości dostarczania materiałów od klientów i z tym sobie poradziliśmy. Usprawniliśmy procesy związane z korespondencją mailową.
Intensywnie pracowaliście?
Tutaj pracowaliśmy intensywnie. Spotykaliśmy się raz w tygodniu, z reguły była to środa. Pracowaliśmy w takich interwałach – w jednym tygodniu teoria, a w kolejnym szukanie rozwiązań. Okazało się, że największym kłopotem nie jest znalezienie rozwiązania, a wdrożenie w życie. Ale i z tym sobie poradziliśmy, wystarczyła tablica, jasność komunikatów i powtarzalne schematy.
Sama Małgosia, jaka to osoba z Twojej perspektywy?
Bardzo dynamiczna osoba, która chce tutaj natychmiast. Typ działacza, podajesz pomysł i zaczyna to realizować. Ma niesamowitą intuicję, jeżeli coś zaplanuje, to szybko składa różne fakty. Ma pewne mechanizmy, które są zachowaniami powtarzalnymi i na podobnym etapie nie idą dalej. Dlatego też pracowaliśmy indywidualnie, by sama pewne rzeczy zauważyła. Moim zdaniem tworzy się pewna grupa ludzi, którzy mają swoje emocje, przeżycia, ale wiedzą, co robią i są w tym naprawdę wybitni. Mówię tutaj o Arku, z którym rozmawialiśmy w poprzednim wydaniu i teraz o Gosi.
Orientujesz się, jak działają wprowadzone zmiany?
Jak wchodziłem do firmy, to wszyscy narzekali, że jest za dużo pracy i za dużo klientów. Teraz klientów jest jeszcze więcej, a skład z tego, co wiem, nie zmienił się, a więc praca jest bardziej poukładana. Słyszałem, że została wprowadzona zasada „golden hour”, czyli określone działania tylko w określonych godzinach.
Witold Buraczyński
www.solverdb.com
www.business-architect.pl
w.buraczynski@solverdb.com
pl.linkedin.com/in/witekb
Rozmawiał Damian Karwowski
Zdjęcie Paweł Keler
