Dlaczego firmy zapraszają biegłego rewidenta? Jak często muszą to robić? Czym mogą skutkować opinie wydane przez audytora? Na te i inne pytania odpowiada Agnieszka Piotrowska, biegły rewident, ekspert z wszechstronną wiedzą z rachunkowości i podatków.
Pani Kancelaria Biegłego Rewidenta współpracuje z Grupą UNI-LEX. W jakim zakresie?
Głównie świadczę na rzecz współpracujących z Grupą UNI-LEX przedsiębiorstw i firm usługi biegłego rewidenta z zakresu prawa podatkowego oraz służę pomocą i wiedzą z zakresu rachunkowości. Współpracuję z firmą audytorską wpisaną na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych.
To może skupmy się na usługach biegłego rewidenta. Czym konkretnie się on zajmuje?
Przede wszystkim badaniem i weryfikacją sprawozdań finansowych oraz innych dokumentów przedsiębiorstw, nie tylko rachunkowych. Biegły rewident musi posiadać do tego niezbędne kwalifikacje, podlegające stałej weryfikacji i oczywiście uprawnienia zawodowe. Musi ciągle się kształcić, do czego zobowiązują szkolenia obligatoryjne, w których musi uczestniczyć.
Głównym zadaniem biegłego rewidenta jest ocena i opiniowanie rzetelności i zgodności z przepisami prawa sprawozdań finansowych. W tym celu należy przeprowadzić szczegółowe badania i analizy dokumentów finansowych, weryfikację zgodności z zasadami rachunkowości oraz ocenę, czy dane liczbowe zostały poprawnie przedstawione i włączone do sprawozdań. Ważną kwestią jest też zbadanie czy nie istnieje zagrożenie związane z kontynuacją prowadzonej przez jednostkę działalności.
Ponadto, biegły rewident może również doradzać w kwestiach związanych z rachunkowością, podatkami, finansami i zarządzaniem, a także sporządzać opinie i ekspertyzy dotyczące sytuacji finansowej przedsiębiorstw.
Na jakie potrzeby dokonuje się w firmach audytów?
Dla wielu firm audyty zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa są po prostu obligatoryjne. Przedsiębiorcy zapraszają też rewidentów, gdy zauważają jakieś nieprawidłowości finansowe w firmie, albo gdy po prostu chcą tylko sprawdzić, czy księgi prowadzone przez księgowość wewnętrzną lub zewnętrzną są zgodnie z procedurami i przepisami.
Audyty sprawozdań finansowych są przeprowadzane w celu zapewnienia wiarygodności i rzetelności informacji finansowych przedsiębiorstw oraz dla zabezpieczenia interesów różnych grup interesariuszy, takich jak akcjonariusze, inwestorzy, kredytodawcy, rządy, a także klienci i dostawcy.
Taki audyt przeprowadzony przez biegłego rewidenta jest potwierdzeniem tego, że sprawozdania finansowe są zgodne z prawem i przedstawiają rzetelnie sytuację finansową przedsiębiorstwa. Dzięki temu inwestorzy i akcjonariusze mogą podejmować decyzje inwestycyjne na podstawie wiarygodnych informacji. Jest też wiarygodny dla kredytodawców, którzy potrzebują pewności, że przedsiębiorstwo ma zdolność do spłaty zobowiązań i nie ma ukrytych ryzyk finansowych.
Jak wydana przez biegłego rewidenta opinia może wpłynąć na dalsze losy firmy?
Opinia wydana przez biegłego rewidenta, to bardzo ważny dokument i może oczywiście wpłynąć na dalsze losy przedsiębiorstwa. W zależności od jej treści może ona mieć pozytywny lub negatywny wpływ na różne aspekty działalności firmy. Pozytywnym przykładem może być, chociażby przyciągnięcie określonych inwestorów. Wzrasta zaufanie klientów, dostawców i innych grup interesariuszy. Negatywnym przykładem mogą być kontrole z różnych urzędów, skutkujące konsekwencjami prawnymi, czy karami finansowymi.
Staramy się działać z przedsiębiorcami po partnersku, służyć radą, co można na przykład szybko skorygować, co poprawić. Wydanie przez biegłego rewidenta negatywnej opinii lub opinii z zastrzeżeniem też się zdarza, ale są to jednostkowe sytuacje. Pamiętajmy o tym, że wydana opinia publikowana jest potem w KRS, do którego każdy ma dostęp.
Czy da się jednoznacznie ustalić, ile czasu zabierze audyt?
To wszystko zależy od jednej, jak i od drugiej strony. Wiele czynników ma na to wpływ, takich jak wielkość i złożoność firmy, stopień skomplikowania procesów i systemów finansowych, a także zakres usług, które biegły rewident ma wykonać.
W ramach audytu sprawozdań finansowych biegły rewident musi przeprowadzić szereg działań, takich jak zbieranie i analizowanie informacji finansowych, testowanie procedur wewnętrznych, sprawdzenie zgodności z zasadami rachunkowości i przepisami prawa oraz formułowanie wniosków i rekomendacji. Wszystko to może wymagać od kilku do kilkunastu tygodni pracy, a w niektórych przypadkach nawet kilku miesięcy. W mojej ocenie minimalny czas na przeprowadzenie audytu to dwa tygodnie.
Ważne jest, aby na początku współpracy sformułować swoje oczekiwania i ustalić wspólny harmonogram.
Jak firmy powinny się przygotować do pracy z biegłym rewidentem?
Najważniejszą sprawą są gotowe i kompletne dokumenty finansowe w tym bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych czy zestawienie zmian w kapitale własnym. Trudno je zbadać, gdy są w rozsypce, co czasami się niestety zdarza. Dobrze by było, gdyby były zaopatrzone w stosowne komentarze i wyjaśnienia pozwalające zrozumieć specyfikę firmy. Często z klientami organizujemy takie spotkanie wstępne, podczas którego ustalamy cele i zakres audytu, a także oczekiwania i wymagania zarówno jednej jak i drugiej strony. To także jest dobry moment, aby zapoznać się z charakterem działalności danego przedsiębiorstwa oraz ich unikalnymi wyzwaniami. Biegły powinien też mieć swoje stanowisko do pracy w firmie z dostępem do niezbędnych dokumentów i systemów informatycznych. Gotowi na przyjęcie rewidenta powinni być także pracownicy, służąc niezbędnymi dokumentami i informacjami.
Czy taka współpraca w trakcie audytu i poza jego okresem powinna być jakoś szczególnie zaplanowana?
Tak, współpraca między firmą a biegłym rewidentem powinna być zaplanowana i skoordynowana, zarówno w trakcie audytu, jak i poza jego okresem. Pamiętajmy, że rewident będzie absorbował nieco czasu pracownikom, prosząc ich o różne dokumenty, wyjaśnienia i to nie tylko osób zatrudnionych w działach księgowych. Wprowadzenie międzynarodowych standardów rewizji finansowej, narzuciło na biegłych dodatkowe obowiązki takie jak opisywanie cykli biznesowych np. począwszy od zakupu a skończywszy na sprzedaży. Musimy to wszystko opisać w swoich dokumentach. I nie tyle samo badanie dokumentów zajmuje dużo czasu, ile potem późniejsza praca nad ich opisaniem zgodnie z określonymi procedurami. Rewidenci muszą wykonywać swoją pracę niezwykle sumiennie i z wielką uwagą. Ich pracę też weryfikują odpowiednie służby, a za niedopełnienie obowiązków grożą teraz kary grzywny lub nawet pozbawienia wolności do lat dwóch, lub obie te kary łącznie. Praca biegłych rewidentów jest weryfikowana przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego.
Jak często biegły rewident bada sprawozdania finansowe?
Częstotliwość badań sprawozdań finansowych przez biegłych rewidentów zależy od wielu czynników, takich jak wielkość i rodzaj działalności firmy, wymagania ustawowe, a także preferencje i potrzeby samej firmy. W Polsce zgodnie z ustawą o rachunkowości audyt musi być przeprowadzany w przypadku przekroczenia określonych limitów. Badanie może przeprowadzić jednostka wpisana na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych. Opinię z badania podpisuje kluczowy biegły rewident.
Ponadto, biegły rewident może być wynajęty do przeprowadzenia audytu w innych okolicznościach, takich jak zmiana kierownictwa, restrukturyzacja, fuzje lub przejęcia, czy też potrzeba uzyskania finansowania zewnętrznego. W tych przypadkach audyt może być przeprowadzony w każdej chwili, w zależności od potrzeb firmy.
Poza okresem audytu firma powinna monitorować swoje sprawozdania finansowe i systemy rachunkowości, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia nieprawidłowości. Współpraca z biegłym rewidentem może pomóc firmie w ulepszaniu procesów rachunkowych i finansowych, wskazywaniu obszarów wymagających poprawy oraz w dostosowaniu się do zmieniających się wymagań regulacyjnych.
Jakie firmy są z ustawy objęte pracą z biegłym rewidentem?
Brane pod uwagę są trzy kryteria: przychodowe, wielkości zatrudnienia i sumy bilansowej. Jeśli firma przekroczy dwa z trzech, musi obligatoryjnie zaprosić do siebie biegłego rewidenta. Niektóre podmioty nawet jeżeli nie przekroczą limitów, muszą być badane corocznie np. spółki akcyjne. Audytora należy wybrać wcześniej i podpisać z nim stosowną umowę. Wyboru tego nie dokonuje zarząd, tylko wspólnicy. Serdecznie zapraszam.
Rozmawiała Beata Sakowska
Zdjęcie Justyna Tomczak
GRUPA UNI-LEX
Łódź, ul. Żeromskiego 46 lok. 2, 4
tel. +48 508 654 419
biuro@unilexgrupa.pl
www.unilexgrupa.pl
